Plan International ist eine unabhängige Organisation der Entwicklungszusammenarbeit und humanitären Hilfe. Mädchen und Jungen sollen weltweit die gleichen Rechte und Chancen haben und ihre Zukunft aktiv gestalten. Um das zu erreichen, setzen wir in unseren Partnerländern effizient und transparent Projekte zur nachhaltigen Gemeindeentwicklung um und reagieren schnell auf Notlagen und Katastrophen, die das Leben von Kindern bedrohen. In mehr als 75 Ländern arbeiten wir Hand in Hand mit Kindern, Jugendlichen, Unterstützenden und Partnern jeden Geschlechts, um unsere globalen Ziele zu erreichen. Die nachhaltigen Entwicklungsziele der Vereinten Nationen bestärken uns in unserem Engagement. Plan ist dem institutionellen Kinderschutz verpflichtet.

Wir suchen für unsere Abteilung Internationale Zusammenarbeit
in Hamburg zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine:n

Büroassistent:in

- befristet für 1 Jahr / Vollzeit (39 Wochenstunden) -

Deine Aufgaben:

Verantwortlich für die Erledigung administrativer Aufgaben, darunter:  
  • Strukturiertes Reisemanagement (Reisebuchungen, Visumbeschaffungen, Abrechnungsprozess etc. gemäß Vorschriften) im engen Austausch mit Reisenden  
  • Gewissenhafte Rechnungsbearbeitung (Datenpflege, formale Prüfung) 
  • Kontinuierliche Pflege und Optimierung von Datenbanken (diverse Posteingänge, ebenso Consultancy-Vertragswesen) sowie Wissensmanagement-Aufgaben 
  • Interne Kontaktperson für den und Betreuung des bereichsinternen Datenschutzprozesses und Abstimmung mit der:m externen organisationsweiten Datenschutzbeauftragen 

Aktive Unterstützung der Bereichsleitung und der stellvertretenden Bereichsleitung in operativen und administrativen Aufgaben, darunter:  
  • Operative Vorbereitung von Bereichssitzungen  
  • Ggf. inkl. Terminkoordinierung und Kalenderpflege 
  • Besuchsmanagement Externer (z.B. aus COs, NOs, GH) 

Dein Profil:

  • Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation 
  • Mindestens 2 Jahre Berufserfahrung in vergleichbarer Position, idealerweise im Bereich Office Management und/ oder Reisemanagement  
  • Bereitschaft sich in unterschiedliche Aufgabenbereiche einzuarbeiten und zu engagieren  
  • Organisationstalent, selbstständige und strukturierte Arbeitsweise 
  • Sehr guter Umgang mit MS-Office-Paket 
  • Ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeit, Serviceorientierung sowie Flexibilität 
  • Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift 
  • Interkulturelle Offenheit und inklusives Mindset 

Wir bieten Dir:

  • Ein flexibles Arbeitszeitmodell und bis zu 12 Tage mobiles Arbeiten im Monat
  • 30 Urlaubstage bei einer 5-Tage-Woche
  • Einen Zuschuss zum Deutschlandticket, der hauseigenen Kantine/Cafeteria (Standort Hamburg) und zur betrieblichen Altersvorsorge
  • Einen Dienstlaptop und einen Zuschuss zur Büroausstattung für das mobile Arbeiten
  • Spannende Aufgaben und ein modernes, ergonomisches Arbeitsumfeld
 

Das Handeln von Plan International Deutschland e.V. ist geprägt von unseren Werten Solidarität, Toleranz, Freiheit, Gleichheit und Gerechtigkeit. Wir leben Vielfalt und begrüßen daher ausdrücklich Bewerbungen aller Mitglieder der Gesellschaft. 

Wenn Du Interesse an dieser anspruchsvollen Aufgabe hast, bewirb Dich bitte auf Deutsch unter Angabe Deiner Gehaltsvorstellung und des frühestmöglichen Eintrittstermins online. 

Plan International Deutschland e.V.
Bramfelder Straße 70
22305 Hamburg